外注先に誤解がないように、ホームページ制作の案件内容を伝えるためには、情報をあらかじめ整理して、まとめておくことが重要です。案件の情報を大きく分けると４つ。

・ホームページ制作の基本チェック
・デザイン依頼の場合
・コーディング依頼の場合
・WordPress依頼の場合

重要なことは、これらの情報を外注先に依頼する前に決めて、用意しておくことです。
まずは、クライアントであるお客様の要望を聞き出して、案件の方向性について、お互いに合意を取ることから始まります。

それが1つ目の「ホームページ制作に関する基本チェック」です。

基本チェックでは全体像を把握するためにも大切なので、ヒアリングの漏れがないかチェックしましょう。

最初にまとめておくことは、クライアント(お客様)からの要望です。

案件の最も中心な事項をクライアントとヒアリングをしていただき合意を取りましょう。
基本チェックの内容を列挙すると以下の通り。

・ホームページは新規なのか、リニューアルなのか
・参考サイトやイメージの見本となるものがあるのか
・ワイヤーフレームを提示してクライアントとのイメージ共有できているか
・サーバー環境はどうなっているか（契約しているサーバの有無）
・いつまでにホームページを公開したいか
・サイトマップ（サイトボリューム）
・どのコンテンツをクライアントが更新したいのか（お知らせ、事例など）

少なくとも以上のような項目を事前にクライアントと決めておかないと、外注先は効率的に制作作業に移れません。
制作作業が始まってから、クライアントに確認を取るようなことがないように、事前にヒアリングと取りましょう。

この章では、外注先に伝える情報とはどんなものか、ヒヤリングシートとの違いは何かを解説します。
クライアントの要望に沿ったホームページを制作してもらうためには、外注先が必要としている指示書(仕様書)が必要です。
クライアントとの打ち合わせで使ったヒヤリングシートなどを雑にまとめて、外注先に渡すのは効果的ではありません。
情報に不備があると、何度も確認のやり取りをしたり、誤解された内容に対して修正指示が必要になったりして、制作作業の効率が落ちてしまいます。

外注先が自社から受け取った情報を見て、作ってほしいデザインやコーディングがすぐにわかるように整理されたものを作りましょう。

制作作業する側に必要な情報とは

主にホームページ制作作業に関係しているものは以下になります。
今回、見本となる資料を用意しましたので、ご自由にダウンロードしてご参考下さい。

・(例)スケジュール
・(例)ワイヤーフレーム
・(例)サイトマップ
・(例)コーディング指示書

こちらの要望通りのホームページを作ってもらいたい時は、上記にあげたものは必ず必要になります。

これらを外注先に提示した時に、相手から疑問や質問がないくらいに出来上がっているものがベストといえるでしょう。

極端ではありますが、疑問や質問がないぐらいにホームページの全体像や搭載する機能などがお互いに把握できていれば、出来上がった制作物への修正指示が少なく、時間と費用の節約になります。

ヒヤリングシートと外注先に渡す仕様書の違い

自社で作成したヒヤリングシートやクライアントから提出されたRFP（提案依頼書）などは、潜在ニーズやホームページの完成イメージを考える上ではとても役立ちます。

しかし、制作作業には必要のない情報が含まれています。

これらの情報を外注先に渡してしまうと、制作作業の効率が落ちたり、案件の内容を誤解してしまったりと問題が起きる場合があります。
ヒヤリングシートやRFP（提案依頼書）は、あくまで仕様書を作るための材料と考えましょう。

この章では、外注先に伝える内容を以下のように３つに分けて解説します。

1. デザイン依頼の場合
2. コーディング依頼の場合
3. WordPress依頼の場合

案件のどの作業を外注するか、デザイナーとコーダーでは伝える情報が変わります。
そして、準備するものも当然違います。

もし、制作作業に入る前に、外注先と何度もやり取りをする必要があるとしたら、伝えた情報がまとまっていない、もしくは足りていない可能性があります。

情報を整理して、専用の仕様書を作るのは手間がかかりますが、自社で依頼する作業内容ごとに専用の仕様書を作っておけば、全体の制作作業効率が上がります。

1. デザインの場合

（対象：デザイナー向け　具体例：ワイヤーフレーム）

デザイナーに外注する時は、デザイン作成するためのワイヤーフレームと参考サイトのURLを伝えて、どこの部分を参考にするべきか詳細を伝えます。

同じ参考サイトを見ていても、デザイナーが注目する部分が違うと、出来上がったデザインが予想と違うということもありえます。
したがって、理由や目的までしっかりと伝えて、イメージの共有をしておく必要があります。
参考サイトを選んだ意図やクライアントの好みや目的なども伝えると、完成イメージを共有しやすくなるでしょう。
加えて、デザインに使用する画像素材もあるなら、作業が始まる前に渡しておくと、作業時間の短縮になります。

2. コーディングの場合

（対象：コーダー向け、具体例：コーディング指示書）

コーディング作業を外注する時は、外注先のコーダーが制作作業で迷わないように指示書を作っておきます。

コーダーにとって、完成イメージのデザインとワイヤーフレーム、サイトマップ、そして、指示書があれば、制作作業が開始できるぐらいにしておくのがベストです。

さらに、プラスアルファでコーダーが欲しい情報を列挙すると以下のようなものになるでしょう。

・タイトルやディスクリプションの指示
・対応端末(PC、スマホ、タブレット等)
・スマホデザインの有無(無しの場合はお任せ)
・アニメーションの有無(参考サイト)
・ホームページの文字は書体を最優先して画像なのか、書体が変わってもいいからテキストなのか

情報の不備や不足があると、コーダーが確認作業に手間を取られ、作業効率が落ちてしまいます。
コーディング作業の手が止まらないように、必要な情報をわかりやすく、揃えて提供しましょう。

3. WordPressの場合

今、ホームページ制作でほとんどの場合にWordPress(ワードプレス)が使われています。

WordPressとはHTMLなど基礎知識がなくても簡単に更新が出来るシステムで、拡張性が高くカスタマイズ次第ではどのような仕様でも対応可能なツールです。

その反面、安易な設計はトラブルのもとになるため、クライアントとの打ち合わせは十分に時間を設けて、仕様を固めていく必要があります。

基本的な機能としては、更新があるコンテンツ(投稿)と更新がないコンテンツ(固定)の2種類があります。
例をあげると以下の通り。

・更新がある(投稿)・・・・お知らせ、ブログ、施工事例、商品紹介、募集要項
・更新がない(固定)・・・・会社概要、お問い合わせ

クライアントと仕様を決めて、サイトマップのコンテンツごとにまずは更新あり、なしを決めましょう。

その他、拡張が必要になる部分には、プラグインの使用やカスタマイズが必要となるので、細かい仕様や指示書を作成しましょう。